KVKK'ya Uygun Online Ders: Ders Kaydı İçin Açık Rıza Nasıl Alınır?

Canlı dersi kaydettiğinizde, kamerası ve mikrofonu açık öğrencilerin görüntüsü ve sesi de kayda girer. Görüntü ve ses kişisel veridir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındadır. Bu yazıda ders kaydında öğrencinin rızasını nasıl alacağınızı genel hatlarıyla anlatıyoruz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Kendi durumunuz için bir hukukçuya danışın.

Aydınlatma ve açık rıza farklı şeylerdir

KVKK iki ayrı yükümlülükten söz eder:

• Aydınlatma: kişiye, verisinin kim tarafından, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlendiğini, kimlere aktarıldığını ve haklarını bildirmek. Aydınlatma her durumda gereklidir.
• Açık rıza: belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onay. Kanundaki diğer hukuki sebepler uygulanamadığında veri işlemenin dayanağıdır.

Ders kaydında öğrencinin görüntüsünün ve sesinin işlenmesi için çoğu durumda açık rıza gerekir. Aydınlatma metnini okuttuğunuzda rızayı da almış sayılmazsınız; ikisi ayrı adımlardır.

Açık rızanın temel şartları

Belirli bir konuya ilişkin olmalı

"Tüm verilerimin işlenmesine izin veriyorum" gibi genel bir onay yeterli değildir. Rıza, neye verildiği açıkça belli olacak şekilde alınmalıdır: örneğin "canlı ders kaydında görüntü ve sesimin kaydedilmesine".

Bilgilendirmeye dayanmalı

Öğrenci, rıza vermeden önce kaydın ne için kullanılacağını, kimlerin izleyebileceğini ve ne kadar süre saklanacağını bilmelidir.

Özgür iradeyle verilmeli

Rıza, hizmetin ön şartı yapılmamalıdır. Rıza vermeyen öğrencinin derse katılamaması, rızanın özgür iradeyle verilmediği anlamına gelebilir. Kaydı istemeyen öğrencinin de derse katılabileceği bir düzen kurmak bu yüzden önemlidir.

Geri alınabilmeli

Öğrenci verdiği rızayı her zaman geri alabilmelidir. Geri alma, verildiği kadar kolay olmalıdır.

Rıza vermeyen öğrenci ne olacak?

Pratikte en zor soru budur. Birkaç yaklaşım mümkündür:

• Öğrencinin kamerasını ve mikrofonunu kapalı tutarak katılması.
• Kaydın yalnızca eğitmeni ve paylaşılan ekranı alması.
• Kayıt sisteminin, rıza vermeyen öğrencinin görüntüsünü ve sesini kayda almaması.

Son yaklaşım, öğrencinin derse normal şekilde katılmasına ve konuşmasına izin verirken kaydı rızaya bağlar.

Rızayı nasıl kayıt altına alırsınız?

Rızanın alındığını ispat yükü veri sorumlusundadır. Sözlü onay ya da mesaj grubundaki bir "tamam" cevabı, sonradan ispatlanması zor kanıtlardır. Rızanın hangi tarihte, hangi metne verildiğinin kayıt altında tutulması önerilir.

Diğer adımlar

• Aydınlatma metni: ders kaydını ve kayıtların kimlerle paylaşıldığını anlatan bir aydınlatma metniniz olmalı.
• Saklama süresi: kayıtları ne kadar süre saklayacağınızı belirleyin ve süre dolunca silin. Erişim süresini planlamayı öğrenci erişim süresi yazısında anlattık.
• Erişim: kayıtlara yalnızca o derse kayıtlı öğrencilerin erişmesini sağlayın; kayıtları herkese açık linklerle paylaşmayın. Ayrıntılar kayıtları güvenle paylaşma yazısında.

Rıza metninde neler olmalı?

Rıza metni kısa, açık ve tek bir konuya ilişkin olmalıdır. Aşağıdaki örnek yalnızca yapıyı göstermek içindir; kendi metninizi bir hukukçuyla birlikte hazırlayın:

Canlı derslerin kaydedildiğini, kayıtların yalnızca bu sınıfa kayıtlı öğrencilerin izlemesi için kullanılacağını ve dönem sonunda erişime kapatılacağını biliyorum. Derslerde görüntümün ve sesimin kayda alınmasına açık rıza veriyorum. Bu rızayı istediğim zaman geri alabileceğimi ve rıza vermesem de derse katılabileceğimi biliyorum.

Metinde şunların bulunduğuna dikkat edin:

• Neye rıza verildiği: görüntü ve ses kaydı.
• Kaydı kimlerin, hangi amaçla izleyeceği.
• Kaydın ne kadar süre saklanacağı ya da erişimde kalacağı.
• Rızanın geri alınabileceği ve rıza vermemenin derse katılımı engellemediği.

Rıza kutusu önceden işaretli gelmemeli ve kullanım koşullarını kabul etme kutusuyla birleştirilmemelidir. Koşulları kabul eden öğrencinin kayıt rızasını da vermiş sayılması, rızanın özgür iradeyle verildiği konusunda şüphe doğurur.

Çocuklara ders veriyorsanız

Reşit olmayan öğrencilerde aydınlatma ve rıza sürecine veliyi de dahil edin. Velinin kaydın amacını ve kayıtları kimlerin izleyebileceğini bilmesi, sonradan doğabilecek şikayetlerin önüne geçer. Çocuklarla yapılan derslerde kayıtlara erişimi yalnızca o sınıfın öğrencileriyle sınırlamak ve saklama süresini kısa tutmak ayrıca önemlidir. Kendi durumunuz için bir hukukçuya danışın.

Ders Mekanı'nda nasıl işler?

Ders Mekanı'nda ders kaydı için görüntü ve ses rızası her öğrenciden ayrıca alınır ve rızanın verildiği an kaydedilir. Rıza vermeyen öğrenci derse yine katılır; kayıt onun sesini ve görüntüsünü almaz. Öğrenci rızasını istediği zaman geri alabilir. Kayıtlar şifreli yayınlanır ve yalnızca sınıfa erişimi olan öğrenci izleyebilir.

Platformun kişisel verileri nasıl işlediği KVKK aydınlatma metnimizde ve gizlilik politikamızda yazar.

Sık sorulan sorular

Aydınlatma metni yayımlamak açık rıza yerine geçer mi?

Hayır. Aydınlatma bir bilgilendirmedir; açık rıza ise kişinin belirli bir konuda verdiği onaydır. İkisi ayrı adımlardır ve ayrı ayrı yerine getirilmelidir.

Yalnızca eğitmeni ve paylaşılan ekranı kaydedersem rıza gerekir mi?

Kayıtta öğrencinin görüntüsü ve sesi yoksa, bu kayıt için öğrencinin görüntü ve ses verisi işlenmez. Ancak öğrencinin sorusu, adı ya da sohbet mesajı kayda giriyorsa durum değişir; kendi düzeninizi bir hukukçuyla değerlendirin.

Öğrenci rızasını geri alırsa ne olur?

Rıza geri alındığı andan sonraki kayıtlarda öğrencinin görüntüsü ve sesi kayda alınmamalıdır. Daha önce yapılmış kayıtlarla ilgili ne yapılacağını kendi durumunuza göre bir hukukçuyla değerlendirin.

Rıza vermeyen öğrenci derse katılabilir mi?

Katılabilmelidir. Rızanın derse katılmanın şartı yapılması, rızanın özgür iradeyle verilmediği anlamına gelebilir. Ders Mekanı'nda rıza vermeyen öğrenci derse katılır, kayıt onun görüntüsünü ve sesini almaz.