KVKK'ya Uygun Online Ders: Ders Kaydı İçin Açık Rıza Nasıl Alınır?

Canlı dersi kaydettiğinizde, kamerası ve mikrofonu açık öğrencilerin görüntüsü ve sesi de kayda girer. Görüntü ve ses kişisel veridir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındadır. Bu yazıda ders kaydında öğrencinin rızasını nasıl alacağınızı genel hatlarıyla anlatıyoruz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Kendi durumunuz için bir hukukçuya danışın.

Aydınlatma ve açık rıza farklı şeylerdir

KVKK iki ayrı yükümlülükten söz eder:

• Aydınlatma: kişiye, verisinin kim tarafından, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlendiğini, kimlere aktarıldığını ve haklarını bildirmek. Aydınlatma her durumda gereklidir.
• Açık rıza: belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onay. Kanundaki diğer hukuki sebepler uygulanamadığında veri işlemenin dayanağıdır.

Ders kaydında öğrencinin görüntüsünün ve sesinin işlenmesi için çoğu durumda açık rıza gerekir. Aydınlatma metnini okuttuğunuzda rızayı da almış sayılmazsınız; ikisi ayrı adımlardır.

Açık rızanın temel şartları

Belirli bir konuya ilişkin olmalı

"Tüm verilerimin işlenmesine izin veriyorum" gibi genel bir onay yeterli değildir. Rıza, neye verildiği açıkça belli olacak şekilde alınmalıdır: örneğin "canlı ders kaydında görüntü ve sesimin kaydedilmesine".

Bilgilendirmeye dayanmalı

Öğrenci, rıza vermeden önce kaydın ne için kullanılacağını, kimlerin izleyebileceğini ve ne kadar süre saklanacağını bilmelidir.

Özgür iradeyle verilmeli

Rıza, hizmetin ön şartı yapılmamalıdır. Rıza vermeyen öğrencinin derse katılamaması, rızanın özgür iradeyle verilmediği anlamına gelebilir. Kaydı istemeyen öğrencinin de derse katılabileceği bir düzen kurmak bu yüzden önemlidir.

Geri alınabilmeli

Öğrenci verdiği rızayı her zaman geri alabilmelidir. Geri alma, verildiği kadar kolay olmalıdır.

Rıza vermeyen öğrenci ne olacak?

Pratikte en zor soru budur. Birkaç yaklaşım mümkündür:

• Öğrencinin kamerasını ve mikrofonunu kapalı tutarak katılması.
• Kaydın yalnızca eğitmeni ve paylaşılan ekranı alması.
• Kayıt sisteminin, rıza vermeyen öğrencinin görüntüsünü ve sesini kayda almaması.

Son yaklaşım, öğrencinin derse normal şekilde katılmasına ve konuşmasına izin verirken kaydı rızaya bağlar.

Rızayı nasıl kayıt altına alırsınız?

Rızanın alındığını ispat yükü veri sorumlusundadır. Sözlü onay ya da mesaj grubundaki bir "tamam" cevabı, sonradan ispatlanması zor kanıtlardır. Rızanın hangi tarihte, hangi metne verildiğinin kayıt altında tutulması önerilir.

Diğer adımlar

• Aydınlatma metni: ders kaydını ve kayıtların kimlerle paylaşıldığını anlatan bir aydınlatma metniniz olmalı.
• Saklama süresi: kayıtları ne kadar süre saklayacağınızı belirleyin ve süre dolunca silin.
• Erişim: kayıtlara yalnızca o derse kayıtlı öğrencilerin erişmesini sağlayın; kayıtları herkese açık linklerle paylaşmayın.

Ders Mekanı'nda nasıl işler?

Ders Mekanı'nda ders kaydı için görüntü ve ses rızası her öğrenciden ayrıca alınır ve rızanın verildiği an kaydedilir. Rıza vermeyen öğrenci derse yine katılır; kayıt onun sesini ve görüntüsünü almaz. Öğrenci rızasını istediği zaman geri alabilir. Kayıtlar şifreli yayınlanır ve yalnızca sınıfa erişimi olan öğrenci izleyebilir.

Platformun kişisel verileri nasıl işlediği KVKK aydınlatma metnimizde ve gizlilik politikamızda yazar.